3 Ways to Defend Your Calendar

In my experience, 80% of effective time management depends on strategic clarity and rigorous implementation, while only the remaining 20% can be improved by tools and techniques that make you more efficient. The clearer you are about what really matters to you both long term and for the upcoming 6-12 months, the easier it is to stick to them when you make your daily decisions on what you let into your calendar.

Let’s review three actions you can take to ensure that your actual use of time reflects your true priorities.

1. Enlist your most important goals in your key roles for the next 6 months

We have several roles both at work and in our private life. We are specialists, functional managers, people managers, team members, and leaders or sponsors of projects. We hold various family and community roles, and we should never forget that refuelling ourselves physically, mentally, emotionally and spiritually is also a critical role that enables us to fulfil all the other roles sustainably. When you want to defend you calendar, it helps a lot if you have a list of your most important mid-term goals in each of your roles and that you remind yourself of them on a weekly basis, as put forward by Steven Covey. Anything else should only be added to your schedule if there is a very strong reason for it. Otherwise most of your time should be devoted to activities closely related to your highest priority goals.

2. Determine what will be a definite “yes” and a definite “no” for you

When my clients struggle and juggle with their numerous tasks and activities, I often ask them to first define what they want to say “yes” to. These are often linked to certain people, projects, responsibilities or goals that are the most important for them. Then I ask the client to enlist what they will definitely say “no” to. It immediately becomes evident, how many things they actually do what they don’t value highly. Finally, we discuss grey areas and identify cues that help the client tilt his or her decision in either direction. By making these clear, it will be much easier to refuse anything that doesn’t fall into the “yes” category.

3. Qualify each meeting request

People, especially in large organisations, tend to call a meeting no matter if it is necessary or not, inviting whoever they think should be there. Therefore, everybody ends up in meetings from dusk till dawn, not leaving time to actually do what they really want to. If you wish to defend your calendar, you simply can’t afford to accept meeting requests that you are not sure to create value, or where you feel that there would be a more efficient way from your side to contribute. Asking a few questions regarding the goal of the meeting and/or what is expected from you helps to decide how you can best add your part.

I am not saying that you can spend one hundred percent of your time with the priorities you define. Also, sometimes those priorities include assisting others with their goals. The point is to increase the proportion of time that you control and utilise to serve whatever is important for you. And that only happens when you effectively defend your calendar.

Act2Manage Application

An interactive, gamification-based, practice-oriented leadership development application that provides immediate help and enables follow-up to the most common dilemmas.

Get info and request a free trial!

More blog posts:

itt a piros játék

Eredményes vállalati tanulás és képzés: ne hagyd, hogy átverjenek!

Szeretek újraolvasni, vagy más formában ismét feldolgozni értékes tartalmakat. Három évvel ezelőtt Barbara Oakley és Terrence Sejnowski professzorok Learning How to Learn nevezetű, idegtudomány-alapú MOOC kurzusa inspirált arra, hogy megírjam ötödik, ingyenesen letölthető e-könyvemet Az emberi lények tanítása címmel. Pár hónapja belebotlottam könyv formában is az Oakley-Sejnowski forrásba, ráadásul magyarra fordítva, és mint kiderült, diákokat megcélozva, rájuk szabott nyelvezettel (A tanulás tanulása). Két nap alatt, emlékeztető gyanánt beporszívóztam, és erről jutott eszembe, hogy írhatnék egy rövid, kifejezetten napjaink felnőttképzésére kihegyezett összefoglaló cikket arról, hogy minek nem kéne bedőlnie a cégvezetőknek és a HR-eseknek, amikor a munkatársak fejlesztésében gondolkodnak. Már ha számít, amit tudunk az agy működéséről.

Read more »
wise owl

Harcolj úgy, mintha igazad lenne, hallgass úgy, mintha tévednél

Több kutatás jutott arra a következtetésre, hogy a pszichológiai biztonság érzete fontos összetevő egy ütőképes csapat életében. Kb. úgy lehetne leírni, hogy a vezető olyan környezetet teremt, melyben a csapattagok magabiztosan vállalhatják fel a véleményüket vagy végezhetik a munkát; anélkül, hogy tartaniuk kellene attól, hogy valaki ellenük fordítja, ha tévednek vagy büntetést kapnak, ha tévednek. A pszichológiai biztonság érzete lehetővé teszi, hogy bátran és nyíltan megkérdőjelezzük a hiedelmeket, véleményeket vagy épp azokat a módszereket, ahogyan a dolgokat csináljuk.
Ha fontosak számunkra ezek a dolgok, akkor érdemes megtanulni ügyesen egyensúlyozni a magabiztosság és a kétkedés között. Tapasztalatom szerint, egy egészséges mennyiségű kételkedés magunkban megóvhat bennünket attól, hogy arrogáns seggfejek legyünk. Vagy ahogyan egy ősi japán közmondás tartja: kevésbé vagyunk idegesítők, ha befogjuk a pofánkat. 🙂

Read more »
vízilabda

Ha még a világ legjobbjai is feszt botladoznak, mi másra számítanánk mi?

Életünk során mélyen bevésődnek a fejünkbe azok a történetek, melyek során a szegénylegény nekivág az útnak, kiállja a három próbát, aztán elnyeri méltó jutalmát. Azt várjuk tehát, hogy a sikerek lineárisak: nyomjuk, nyomjuk, aztán egyszer csak beköszönt, már akinek összejön. A többiek meg kénytelenek beérni a kudarccal. A valóság azonban ennél lényegesen összetettebb, sokkal kiszámíthatatlanabb hullámvasút. Mégis tartja magát a meggyőződés, hogy elindulsz egy úton, aztán hamar kiderül, hogy vagy a sikeresek vagy a lúzerek táborát szaporítod.

Read more »