What’s wrong with a “bring the solution, not the problem” attitude?

It is quite understandable that we don’t want our colleagues to keep complaining to us about problems and not take responsibility for the solution. But if we expect them to come to us only when they have the solution as well, they may be afraid to tell us and withhold problems that we should be aware of. Fortunately, it's not that difficult to avoid the constant whining by creating a safe environment for colleagues to feel free to tell us their problems and bad news:

Ensure safety. Change your behaviour on both rational and emotional levels. If necessary, go into the details of a problem, understand it in its depth. Perhaps adding a new perspective will help the colleague to approach the situation differently. Stop occasionally and summarise what you have heard and understood. Ask clarifying questions. This is often enough help for your team member to come up with a potential solution.

Let colleagues use words like “problem”, “issue”, “sucks”, etc. They describe situations more honestly and convey emotions. The word “challenge” can be an euphemism, as it gives the feeling of experiencing difficulties and problems in a positive way. At least it is very difficult to judge whether we are crying or rejoicing… It can help to create a safe environment for colleagues if they are allowed to openly express their feelings.

Instead of complaining, ask for a problem description. Help your team member to distinguish complaining from real danger. Complaining is often accompanied by words like always or never, and contains fewer facts or figures. The person doesn’t really take ownership of the issue, and the story is usually about two opposing sides: the bastards (them) and us, the heroes. For example: “logistics never meets deadlines so we always have to bail the company out of the mess”.

The problem description is much more precise, it contains facts, figures and context, including the speaker’s own faults, e.g. “In the last 3 months we could not meet the delivery date for one of the products. Logistics missed the delivery date twice, but unfortunately there were two other occasions when our team could not respond to them appropriately”. A description like this gives a better basis to understand the details of the problem and to find a common solution.

Find the right person to solve it. When your colleague confronts you with a problem, assess how serious it is and the individual’s ability to solve it. If she is able to manage the situation on her own, a simple approval from you may be enough to get her started, or she may need guidance or coaching on how to think about the situation, thus widening the options.

If you think the problem is beyond her capabilities, first thank her for bringing it up. It will probably be useful to involve others in the solution, e.g. from another department or even yourself.

Our colleagues are always encountering problems. By encouraging them to bring them to us in a timely and constructive way, we can create a safer environment, empower them and respond in a timely manner or avoid a crisis.

More blog posts:

itt a piros játék

Eredményes vállalati tanulás és képzés: ne hagyd, hogy átverjenek!

Szeretek újraolvasni, vagy más formában ismét feldolgozni értékes tartalmakat. Három évvel ezelőtt Barbara Oakley és Terrence Sejnowski professzorok Learning How to Learn nevezetű, idegtudomány-alapú MOOC kurzusa inspirált arra, hogy megírjam ötödik, ingyenesen letölthető e-könyvemet Az emberi lények tanítása címmel. Pár hónapja belebotlottam könyv formában is az Oakley-Sejnowski forrásba, ráadásul magyarra fordítva, és mint kiderült, diákokat megcélozva, rájuk szabott nyelvezettel (A tanulás tanulása). Két nap alatt, emlékeztető gyanánt beporszívóztam, és erről jutott eszembe, hogy írhatnék egy rövid, kifejezetten napjaink felnőttképzésére kihegyezett összefoglaló cikket arról, hogy minek nem kéne bedőlnie a cégvezetőknek és a HR-eseknek, amikor a munkatársak fejlesztésében gondolkodnak. Már ha számít, amit tudunk az agy működéséről.

Read more »
wise owl

Harcolj úgy, mintha igazad lenne, hallgass úgy, mintha tévednél

Több kutatás jutott arra a következtetésre, hogy a pszichológiai biztonság érzete fontos összetevő egy ütőképes csapat életében. Kb. úgy lehetne leírni, hogy a vezető olyan környezetet teremt, melyben a csapattagok magabiztosan vállalhatják fel a véleményüket vagy végezhetik a munkát; anélkül, hogy tartaniuk kellene attól, hogy valaki ellenük fordítja, ha tévednek vagy büntetést kapnak, ha tévednek. A pszichológiai biztonság érzete lehetővé teszi, hogy bátran és nyíltan megkérdőjelezzük a hiedelmeket, véleményeket vagy épp azokat a módszereket, ahogyan a dolgokat csináljuk.
Ha fontosak számunkra ezek a dolgok, akkor érdemes megtanulni ügyesen egyensúlyozni a magabiztosság és a kétkedés között. Tapasztalatom szerint, egy egészséges mennyiségű kételkedés magunkban megóvhat bennünket attól, hogy arrogáns seggfejek legyünk. Vagy ahogyan egy ősi japán közmondás tartja: kevésbé vagyunk idegesítők, ha befogjuk a pofánkat. 🙂

Read more »
vízilabda

Ha még a világ legjobbjai is feszt botladoznak, mi másra számítanánk mi?

Életünk során mélyen bevésődnek a fejünkbe azok a történetek, melyek során a szegénylegény nekivág az útnak, kiállja a három próbát, aztán elnyeri méltó jutalmát. Azt várjuk tehát, hogy a sikerek lineárisak: nyomjuk, nyomjuk, aztán egyszer csak beköszönt, már akinek összejön. A többiek meg kénytelenek beérni a kudarccal. A valóság azonban ennél lényegesen összetettebb, sokkal kiszámíthatatlanabb hullámvasút. Mégis tartja magát a meggyőződés, hogy elindulsz egy úton, aztán hamar kiderül, hogy vagy a sikeresek vagy a lúzerek táborát szaporítod.

Read more »

Stay updated!

Subscribe to our newsletter!